Mucha gente da por sentado Google Drive. Almacenas archivos allí y los obtienes cuando los necesitas. Pero hay más en Google Drive de lo que parece. Estas son algunas de esas características útiles que quizás te hayas perdido.
Buscar archivos mediante la búsqueda avanzada
Cuantos más archivos subas a Google Drive, más tendrás que revisarlos cuando los necesites. Afortunadamente, seguí adelante Opciones de búsqueda que facilitan el trabajo.
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Ingrese una palabra clave o frase en el cuadro de búsqueda de Drive en la parte superior de la página de inicio. A continuación, haga clic en el icono Mostrar opciones de búsqueda en el lado derecho del cuadro de búsqueda.
Verá varias opciones que puede usar para encontrar su archivo. Elija el tipo de archivo o el propietario, use palabras clave dentro del archivo o el nombre del archivo, elija la ubicación, seleccione la opción de fecha de modificación o use uno de los otros campos que ve.
Seleccione «Buscar» y vea sus resultados. Si conoce la carpeta donde se encuentra el archivo, también puede ejecutar el Buscar directamente en la carpeta de Google Drive.
Enlace directo a los archivos.
Otra característica útil de Google Drive es Obtenga un enlace directo a su perfil. Puede hacerlo sin abrir el archivo. Luego, guárdelo en sus notas para un acceso rápido o con un colaborador.
Haga clic derecho en el archivo y seleccione «Obtener enlace».
Luego puede elegir «Copiar enlace» para colocar el enlace en su portapapeles y pegarlo donde lo desee. También puede usar este cuadro para compartir el enlace ingresando la dirección de correo electrónico de su contacto.
En la parte inferior de la ventana, use la sección Acceso general para Controlar quién puede abrir el archivo con el enlace. Puede elegir «Restringido» para permitir el acceso solo a aquellos con los que comparte, o «Cualquiera con un enlace» para permitir que cualquier persona que haga clic en el enlace abra el archivo.
Trabajar con archivos de Microsoft Office
No es necesario tener Microsoft Office para trabajar con archivos de Office si tiene Google Drive. Es posible que reciba un archivo de Word, Excel o PowerPoint que necesite ver o editar. Puede abrir estos archivos en la aplicación de Google correspondiente, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
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Además, puedes Descargar Documente documentos, hojas de cálculo y presentaciones en formatos de Microsoft Office.
Para abrir un documento de Office, cárguelo en Google Drive como cualquier otro archivo. A continuación, haga doble clic o haga clic con el botón derecho, vaya a Abrir con y elija Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
Cuando el archivo se abra en la aplicación correspondiente, verá el formato de archivo guardado en la parte superior. Sus cambios se guardan automáticamente y luego puede descargar el archivo en el formato original de Office.
Si tiene el archivo de Documentos, Hoja de cálculo o Presentación que desea Exportar y guardar En formato Office, esto es igual de fácil. Abra el documento y vaya a la pestaña Archivo. Vaya a Descargar y elija el formato en el menú emergente.
Administrar versiones de archivos
Al igual que obtener un enlace a su archivo sin abrirlo, puede administrar sus versiones. Esta función funciona con archivos PDF y de Microsoft Office, así como con imágenes.
Haga clic derecho en el archivo y seleccione Administrar versiones.
Luego verá una ventana emergente con cada versión del archivo, incluida la actual.
Como puede ver en la parte superior de la ventana, la versión anterior puede eliminarse después de 30 días o 100 copias almacenadas. Si desea evitar perder una versión anterior, haga clic en los tres puntos a la izquierda y elija «Conservar para siempre».
Si tiene una nueva versión guardada en su dispositivo que desea usar, seleccione Cargar nueva versión. Luego busque el archivo y seleccione «Cargar».
Otras dos acciones que puede realizar son eliminar o descargar cualquiera de las versiones que ve. Utilice los tres puntos a la derecha de la versión para elegir «Eliminar» o «Descargar».
Ver la actividad, los detalles y la descripción del archivo
Aunque pueda parecer algo simple, poder ver la actividad y los detalles de un archivo puede ser exactamente lo que necesitas hacer. Además, puedes aprovechar Descripciones en Google Drive Para agregar tus datos.
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Abra la barra lateral Detalles de una de las siguientes maneras:
- Haga clic derecho en el archivo y seleccione Ver detalles.
- Seleccione el archivo y haga clic en el icono Ver detalles (en minúscula «i») en la parte superior derecha.
- Seleccione el archivo, haga clic en los tres puntos en la parte superior y elija Ver detalles.
Luego verá una barra lateral con dos pestañas para Detalles y Actividad. Con los detalles, puede revisar el tipo y el tamaño del archivo. SuFecha de creación y más. Con Actividad, verá cosas como cuándo se cargó un archivo o cuándo se editó.
Para agregar una descripción al archivo, use la pestaña «Detalles» en la barra lateral. Ingrese su texto en el cuadro de descripción en la parte inferior y presione Entrar o Regresar. Esta es una buena manera de distinguir entre archivos con nombres similares.
Agregar comentarios a los archivos
Otra característica conveniente de Google Drive es la capacidad de Agregar comentarios a los archivos. Esto es útil para notas para usted o sus colaboradores.
Abra el archivo en modo de vista previa. Puede hacerlo seleccionando el archivo y haciendo clic en el icono de vista previa (ojo) en la parte superior o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando «Vista previa».
Seleccione la parte del archivo que desea comentar y luego seleccione el icono de comentario a la derecha o en la parte superior.
Escriba su comentario en el cuadro que aparece y haga clic en «Comentar».
Tenga en cuenta que puede usar el símbolo @ (At) para indicar un colaborador si lo desea. Como beneficio adicional, tiene la posibilidad de personalizar su comentario para esa persona. Marque la casilla «Asignar a» y haga clic en «Asignar».
Sube archivos usando la cámara de tu dispositivo móvil
Si está utilizando la aplicación móvil Google Drive, tiene una característica adicional que puede Facilitar las descargas. Puede usar la cámara de su dispositivo para capturar un archivo u otro elemento y cargarlo como PDF (Android) o foto (iPhone).
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en Android
abre el Aplicación Google Drive para Android Y presione el signo más para cargar un archivo. Luego elija «Comprobar».
Presione el botón del obturador para escanear el elemento, luego use la marca de verificación para guardarlo. Puede elegir el ícono de la papelera para restaurar el escaneo si es necesario. Seleccione «Guardar».
Elija la ubicación para guardar en Google Drive y toque Guardar nuevamente. A continuación, verá el archivo escaneado en formato PDF.
en iPhone
abre el Aplicación Google Drive en iPhone Y presione el signo más para cargar un archivo. Luego elija «Usar cámara».
Presione el botón del obturador para tomar una foto. Seleccione Presione Usar foto para cargarla. También puede elegir «Retomar» para recuperar la captura de la foto si es necesario.
Después de unos momentos, verá su foto en Google Drive.
A veces, las características son obvias, especialmente si son las que usa mucho. Pero luego hay otros que ni siquiera te das cuenta de que existen y que encontrarás extremadamente útiles. Esperamos que al menos una de estas funciones de Google Drive le sea útil.
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