5 nuevas formas de maximizar la comunicación y la colaboración con Google Workspace

4 de noviembre de 2020

6 min de lectura

Las opiniones expresadas por los empleados de Contratista son personales.


Con la solución adecuada, las personas pueden colaborar más fácilmente, dedicar tiempo a lo que es importante y fomentar las relaciones humanas dondequiera que estén. Por tanto, como parte de la integración del espacio de trabajo, Espacio de trabajo de Google, ha optimizado sus herramientas para mejorar la comunicación y la productividad de sus usuarios.

Aquí hay una guía sobre cómo aprovecharla al máximo.

Otorgar acceso a los archivos de Drive directamente desde Gmail

Ahora será más fácil administrar el acceso a los archivos alojados en Drive. a través de correos electrónicos dinámicos, una función que te permitirá responder a las solicitudes de acceso sin salir de Gmail.

Los correos electrónicos dinámicos, que se envían automáticamente al realizar acciones dentro del ecosistema del espacio de trabajo, como solicitudes de acceso, también responderán a las invitaciones a eventos o a los comentarios realizados en un documento. entre otras posibilidades.

Por ejemplo, cuando alguien solicita acceder a un archivo en Drive, el propietario recibirá un correo electrónico con esa solicitud. Los usuarios de Gmail podrán administrar y decidir si otorgan acceso para ver, editar o comentar el documento directamente desde ese correo electrónico, sin dejar el mensaje.

Imagen: Google

Para desactivar o reactivar correos electrónicos electrónica dinámica, debe seguir los siguientes pasos: abra Gmail y vaya a la esquina superior derecha, donde encontrará la opción Configuración. Luego haga clic en Ver todas las configuraciones, una sección donde puede realizar cambios en la sección Correo dinámico.

Elija Meet o One Añadir como plataforma de videoconferencia al crear una reunión en el calendario

Los usuarios tendrán más control que nunca sobre qué servicio de videoconferencia quieren utilizar. Ahora, pueden elegir entre Google Meet y otros complementos para convertirlo en la plataforma en la que se llevará a cabo una reunión digital de manera fácil y rápida en Google Calendar.

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La opción se le presentará al usuario cuando cree un nuevo evento en el calendario. Entre las opciones que aparecen en pantalla cuando haces clic en Crear, encontrarás que junto al botón para agregar una videoconferencia de Google Meet, hay una flecha para mostrar un menú. Aquí es donde puede elegir entre Google Meet y Módulos adicionales de terceros.

Imagen: Google

Esta función estará activa de forma predeterminada a partir del 16 de noviembre. Para buscar e instalar Módulos adicionales, vaya a Google Workspace Marketplace.

Obtener una vista previa de un archivo vinculado sin salir de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones

Uno de los objetivos de Workspace es permitirle hacer más cosas donde quiera que esté, sin saltar de una aplicación a otra o, como en este caso, de un archivo a otro. En las próximas semanas, los usuarios podrán obtener una vista previa de los archivos vinculados en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones sin tener que abrir una nueva pestaña, lo que significa pasar menos tiempo moviéndose entre aplicaciones y más tiempo trabajando.

La vista previa de archivos, por ejemplo, permitirá a los usuarios navegar por diferentes diapositivas en una presentación o ver cada hoja contenida en un documento de Docs. Desde la vista previa también será posible compartirlo por otros medios como correo, copiar enlace o redireccionar a documento.

Mencionar a un usuario directamente en un documento de Google

Hasta ahora, solo es posible mencionar a otra persona en un documento de Google a través de un comentario, pero muy pronto será posible hacerlo en el cuerpo del mismo.

Además, al colocar el cursor sobre la mención, será posible obtener información sobre el usuario etiquetado y ver acciones como agregar a la persona a Contactos o hacer contacto sin salir del documento.

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Para marcar a otro usuario en el documento, todo lo que necesita hacer es escribir una arroba. Esta acción activará un menú desplegable donde el usuario puede buscar a la persona que quiere mencionar.

El lanzamiento de esta nueva capacidad se producirá de forma paulatina a partir del 29 de octubre.

Encuestas y preguntas y respuestas de Google Meet

Esta nueva función tiene como objetivo aumentar la participación de los miembros del equipo, los estudiantes en una clase o la audiencia de una conferencia en Google Meet.

Para comenzar a usar estas funciones, debe unirse a una llamada de Google Meet. El moderador puede acceder a estas herramientas haciendo clic en el botón Actividades en la parte superior derecha de la ventana. El usuario debe hacer clic en Preguntas y luego en Activar preguntas y respuestas. Una vez que el moderador ingresa su pregunta, los participantes recibirán una notificación y podrán responder por chat o verbalmente.

Para crear una encuesta, el usuario debe seguir las mismas instrucciones, pero esta vez seleccione Encuesta y luego Iniciar encuesta. Antes de que el usuario pueda compartirlo, debe seleccionar las opciones que estarán disponibles para los participantes en la llamada. Los usuarios podrán votar desde una sección que aparecerá en el cuadro de chat de Meet.

Para obtener más información sobre estas funciones, haga clic en la página siguiente.

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